Adfærdskodeks hos Renta
OBS: Denne tekst er en dansk oversættelse af Renta Groups officielle Code of Conduct. Den originale version er formuleret på engelsk og gælder for hele Renta-organisationen. Oversættelsen her er lavet som en service, så du nemt kan orientere dig i indholdet – men i tilfælde af uoverensstemmelser er det altid den engelske original, der er gældende. Hvis du ønsker at få tilsendt den originale Code of Conduct, er du velkommen til at kontakte din salgskonsulent.
1. Sikring af bæredygtig forretningsadfærd
Renta Group (herefter Renta) er en full-service materieludlejningsvirksomhed. Renta dækker geografisk bredt med tilstedeværelse i flere lande og medarbejdere med forskellig kulturel og uddannelsesmæssig baggrund. Renta tager ansvar for den indflydelse, vores forretning genererer både lokalt og globalt, og vi er stolte af de positive bidrag, vi yder. Ansvarlighed samt etiske procedurer og praksis er en forudsætning for vores forretning – at være professionel og leve op til din tillid.
Renta skal altid arbejde for at opretholde universelle menneskerettigheder og fair arbejdspraksis, i selve organisationen og i samarbejde med forretningspartnere og leverandører. Renta skal arbejde for at bidrage til og støtte bekæmpelse af klimaændringer, minimering af tab af biodiversitet og negativ miljøpåvirkning. Derudover skal Renta arbejde for at bekæmpe korruption og opretholde høje etiske forretningsstandarder. Formålet med dette adfærdskodeks (også kaldet “kodekset”) er at sikre bæredygtig forretningsadfærd.
1.1 Anvendelsesområde og ansvar
Kodekset gælder for alle Rentas medarbejdere og medarbejdere, herunder konsulenter, uanset ansættelsestype, kontrakt og stilling. Renta forventer, at kodekset anvendes på og opretholdes af ledere, bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere, arbejdstagere, kontraktansatte, tilknyttede virksomheder og andre kontraktpartnere, der er tilknyttet eller repræsenterer Renta, og bør anvendes sammen med andre Rentas politikker, procedurer, vejledning, arbejdsregler og kontrakter.
Kodekset er godkendt af bestyrelsen for Renta. Det er Rentas administrerende direktørs ansvar at sikre indholdet, nøjagtigheden og relevansen af kodekset. Kodekset skal deles og kommunikeres til alle ledere i Rentas afdelinger, som er ansvarlige for den løbende implementering og overholdelse af kodekset. Renta kræver, at alle medarbejdere læser og forstår kodekset, overholder det til enhver tid og informerer en øverste leder, hvis der er sket eller er risiko for at der finder overtrædelser af kodekset sted.
1.2 Kodeksens grundlag
Adfærdskodekset er baseret på de 10 principper i FN’s Global Compact og de vigtigste underliggende konventioner: Menneskerettighedserklæringen, ILO’s erklæring om grundlæggende principper og rettigheder på arbejdspladsen, Rio-erklæringen om miljø og udvikling og FN’s konvention mod korruption.
1.3 Juridisk compliance
Renta overholder altid lokale love og bestemmelser i hvert land, hvor vi driver forretning. Hvis bestemmelser i nationale og/eller regionale love, forskrifter eller regler i det eller de lande, hvor virksomheden opererer, giver en strengere holdning til de standarder, der er fastsat i kodekset, har en sådan lovgivning forrang. I tilfælde af konflikt mellem denne kodeks og obligatorisk lokal regulering skal den lokale regulering have forrang. Hvis kodekset er strengere end national lovgivning, har kodekset forrang.
2. Menneskerettigheder og arbejdstagerrettigheder
Internationalt anerkendte menneskerettigheder eller arbejdstagerrettigheder skal til enhver tid beskyttes og respekteres. Alle ansatte skal behandles med respekt og værdighed og skal have ret til grundlæggende menneskerettigheder eller arbejdstagerrettigheder. Renta er ansvarlig for at sikre, at de ikke direkte eller indirekte krænker menneskerettigheder eller arbejdstagerrettigheder. Hvis der sker en krænkelse af menneskerettigheder eller arbejdstagerrettigheder, skal Renta altid afhjælpe problemet og sikre, at det ikke sker igen.
2.1 Anti-diskrimination
Renta ser mangfoldighed som grundlaget for en sund arbejdsplads. Vi skal sikre ligestilling i vores praksis og rekruttering. Alle nuværende og potentielle medarbejdere behandles retfærdigt og uden fordomme og diskrimination, uanset køn, transkønnet identitet eller udseende, etnicitet, religion eller anden tro, handicap, seksuel orientering, alder, eller andre grunde, der er anerkendt i ILO-konventionerne eller national lovgivning i det eller de lande, hvor virksomheden opererer.
Renta diskriminerer ikke ved ansættelse, lønfastsættelse, kompetenceudvikling, forfremmelse, afskedigelse eller i vores daglige interaktion med hinanden. Alle arbejdstagere har ret til lige løn for lige arbejde. Ansættelse, udviklingsindsats og forfremmelse skal være baseret på kompetencer. Da Renta mener, at forskellige perspektiver er det bedste grundlag for enhver beslutning, arbejder Renta aktivt for at stimulere mangfoldighed. Kunder og andre interessenter behandles også fair og fordomsfrit.
2.2 Chikane og misbrug
Alle mennesker er lige og skal behandles med respekt og værdighed. Ingen må udsættes for nedværdigende behandling, fysisk og/eller kollektiv afstraffelse, fysisk, seksuel, psykisk eller verbal chikane eller misbrug.
2.3 Ret til at udpege forhandler og kollektive forhandlinger
Arbejdstagernes ret til frit at organisere sig og føre kollektive forhandlinger i overensstemmelse med national lovgivning, skal anerkendes og respekteres. Arbejdstagere skal i god tro kunne drøfte og forhandle med deres arbejdstagerrepræsentant om alle deres bekymringer på arbejdspladsen.
2.4 Sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen
Renta skal sikre et sikkert og sundt arbejdsmiljø, både fysisk og mentalt. Vi vil arbejde systematisk for at sikre det bedste arbejdsmiljø. En risikovurdering skal danne grundlag for vores arbejde med sundhed og sikkerhed. Renta skal sikre, at vores medarbejdere har en god balance mellem arbejde og privatliv, hjælpe med at forebygge stress og tilskynde til forebyggende sundhedspleje. Arbejdsvilkår, både fysiske og psykosociale, følges op.
2.4.1 Alkohol og stoffer
Mange af de opgaver, der udføres af Rentas medarbejdere, er krævende med hensyn til arbejdssikkerhed og teknisk ydeevne. På grund af dette har Renta en nultolerancepolitik over for stoffer og alkohol. Brug af stoffer eller alkohol på arbejdspladsen eller udførelse af arbejdsopgaver under indflydelse af dette er strengt forbudt. Det er ikke tilladt at komme beruset på arbejde og bruge stoffer eller alkohol hos Renta eller dets kunder.
2.5 Børnearbejde og tvangsarbejde
Der må ikke ansættes personer, der er under den lovbestemte minimumsalder for beskæftigelse. Børn under den minimumsalder for arbejde, der er fastsat ved lokal lovgivning, eller femten (15) år, alt efter hvad der er størst, må ikke anvendes som arbejdsstyrke. Medarbejdere under atten (18) år må ikke beskæftiges med farligt eller tungt arbejde eller på natskift.
Alle former for tvungen, obligatorisk eller ulovlig arbejdskraft er forbudt, herunder udnyttelse af sårbare grupper. Ansatte er ikke forpligtet til at deponere depositum eller originale identitetspapirer hos deres arbejdsgiver eller rekrutteringsagent som betingelse for ansættelse. Arbejdstagere skal have lov til at bevæge sig frit på arbejdspladsen uden tilsyn og have mulighed for at forlade lokalerne uden for arbejdstiden.
2.6 Kompensation og udvikling
Hver medarbejder skal aflønnes på en korrekt og retfærdig måde i overensstemmelse med deres individuelle præstationer og bidrag til selskabet. Renta vil eliminere eventuelle ukorrekte lønforskelle, der identificeres. Årlig ferie, sygeorlov og forældreorlov skal tillades og betales i overensstemmelse med national lovgivning i de respektive lande, hvor Renta opererer.
Alle ansatte skal tilbydes passende erhvervsuddannelse for at hjælpe dem med at udvikle relevante færdigheder til at vedligeholde og fremme håndtering af maskiner og gøre fremskridt i deres karriere.
2.7 Beskyttelse af personlige oplysninger og fortrolighed
Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger er grundlæggende rettigheder. Renta er forpligtet til at beskytte vores medarbejderes og vores forretningspartneres personoplysninger. Personoplysninger må kun håndteres inden for rammerne af gældende lovgivning og i overensstemmelse med den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR). Renta anerkender vores juridiske og etiske ansvar for altid at sikre enkeltpersoners fortrolighed.
3. Miljøbeskyttelse
Som aktør inden for ”produkt som en service” sigter Renta mod at være førende inden for cirkulær økonomi, og med dette kommer fokus på at reducere udledningen af drivhusgasser, minimere forbruget af ressourcer som energi, vand og jord og håndteringen af kemikalier og affald. Renta bestræber sig på at minimere sine negative indvirkninger på miljøet ved at anvende en forsigtighedstilgang til enhver miljø- og klimaudfordring.
3.1 Forsigtighedsprincippet, miljørisikovurderinger og miljøvenlig teknologi
Forsigtighedsprincippet skal altid anvendes i situationer, hvor der hersker risiko for eller usikkerhed omkring sikkerheden ved et produkt, et stof eller et materiale, og der skal træffes foranstaltninger i overensstemmelse hermed.
Renta bør altid foretage en indledende risikoanalyse af miljøaspekter i forbindelse med udarbejdelse af nye projekter, partnerskaber eller forretningsaktiviteter. Hvis den foreløbige risikoanalyse indikerer, at der kan opstå væsentlige miljørisici som følge af aktiviteterne, bør Renta overveje at foretage en større miljørisikovurdering for yderligere at undersøge risiciene eller indstille aktiviteten. Den foreløbige risikoanalyse skal altid omfatte en vurdering af indvirkningen på biodiversiteten og økosystemer. Biodiversitet og økosystemets modstandsdygtighed må ikke reduceres på grund af Rentas forretningsaktiviteter, og al negativ indvirkning skal reduceres og holdes på et minimum. Alle forretningsmæssige beslutninger, der træffes i situationer med betydelige miljørisici, skal være klart begrundede og dokumenterede.
Renta skal altid fremme udviklingen og brugen af miljøvenlige teknologier.
3.2 Bæredygtig anvendelse af ressourcer
Renta skal bruge ressourcer ansvarligt inden for grænserne af planetens grænser. Renta skal bidrage til en cirkulær økonomi. Affaldsproduktion bør holdes på et minimum, og alt produceret affald skal betragtes som en ressource, der skal anvendes til genanvendelse og genbrug. Hver medarbejder er ansvarlig for at minimere produktionen af affald og sikre genanvendelse af det affald, der genereres. Renta har affaldssortering på alle afdelinger og lokationer. Renta skal bestræbe sig på at begrænse al brug af ressourcer, især ressourcer fra ikke-fossile materialer. Renta skal i videst muligt omfang anvende materiale, der er genanvendeligt.
Ved valg af emballagematerialer skal Renta i videst muligt omfang anvende genanvendte og genanvendelige materialer (f.eks. pap og plast). Renta bør begrænse overflødige emballagematerialer. Renta praktiserer ansvarlig vandforvaltning ved at minimere vores vandforbrug og sikre, at alt udgående vand behandles i henhold til de højeste miljøstandarder.
Kemikalier og farlige stoffer skal så vidt muligt elimineres eller holdes på et absolut minimum. Renta skal sørge for sikker håndtering, opbevaring og bortskaffelse af stofferne. Alt farligt affald skal håndteres i overensstemmelse med de højeste miljø- og sikkerhedsstandarder.
3.3 Emissioner and energi
Renta skal overvåge, måle og reducere drivhusgasemissioner forårsaget af deres forretningsaktiviteter. Dette omfatter styring af energiforbrug og transport:
- Renta skal bruge energi ansvarligt, overvåge og måle energiforbruget, fastsætte reduktionsmål og følge op på disse. Vedvarende energikilder skal prioriteres.
- Renta skal prioritere transportmetoder med mindst mulig negativ miljøpåvirkning. Når Rentas medarbejdere rejser i forretningsøjemed, skal de vælge det transportmiddel, der er bedst egnet til rejsen, under behørig hensyntagen til miljø samt omkostnings-, tids- og sikkerhedsaspekter.
4. Antikorruption og forretningsintegritet
Alle former for korruption er uacceptable for Renta. Mere information om dette emne kan findes i vores Renta Group antikorruptionspolitik.
4.1 Bestikkelse, gaver og faciliteringsbetalinger
Rentas medarbejdere eller ledere må ikke tilbyde, bede om, give eller acceptere, direkte eller indirekte, nogen uretmæssig fordel for personlig eller professionel vinding fra nogen tredjepart, medmindre det kan anses for at være inden for grænserne af accepteret forretningspraksis både globalt og lokalt, såsom repræsentation og rimelig gæstfrihed givet i den normale forretningsgang. Enhver medarbejder, der accepterer en gave, skal informere en øverste leder og ikke holde det hemmeligt. Rentas medarbejdere må ikke tilbyde penge, gaver eller fordele til en embedsmand eller en ansat i en offentlig enhed.
Renta må aldrig udføre direkte eller indirekte uofficielle betalinger, der foretages for at sikre eller fremskynde udførelsen af en rutinemæssig eller nødvendig handling, som betaleren af smørelsen har juridiske eller andre rettigheder til.
4.2 Nepotisme, kammerateri og interessekonflikt
Forretningsbeslutninger må aldrig motiveres eller påvirkes af personlige forhold og/eller interesser. Der bør aldrig indledes et finansielt eller andet forretningsforhold med en partner, der bidrager til, eller risikerer at bidrage til, interessekonflikter. Ved både intern og ekstern rekruttering skal der etableres en specifikation af de ønskede kompetencer for at sikre, at kandidater modtager ansættelsen baseret på kompetencer og ikke på relationer. Medarbejdere må ikke udføre aktiviteter, der konkurrerer med Renta.
4.3 Fair konkurrence og politiske bidrag
Renta er stærkt engageret i fri og fair konkurrence på åbne markeder. Renta respekterer og overholder alle gældende konkurrencelove og må ikke deltage i nogen form for karteller, magtmisbrug, begunstigede tjenester eller markedsforvridning. Renta må endvidere ikke deltage i aktiviteter, der kan hindre udviklingen af fair konkurrence.
Renta skal altid indsende sandfærdige og nøjagtige selvangivelser til skattemyndighederne i alle lande, hvor Renta har aktiviteter. Renta vil endvidere ikke foretage forkert prisfastsættelse af overførsler (transfer mispricing).
Renta skal altid forholde sig neutralt til politiske partier og kandidater og overholde gældende internationale traktater og national lovgivning om lobbyvirksomhed.
5. Sourcing og indkøb
Renta overvejer sin indvirkning på miljøet, menneskerettigheder og arbejdstagerrettigheder samt risikoen for korruption ved indkøb og køb af varer og tjenesteydelser. Rentas Forretningsadfærdskodeks stiller krav og forventninger til leverandører, samarbejdspartnere og kunder vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption.
6. Håndhævelse og overholdelse
Det er Rentas lederes ansvar at sikre, at både indholdet og ånden i dette kodeks kommunikeres, forstås og handles på, og at opfordre medarbejderne til at rapportere adfærd, der muligvis ikke er i overensstemmelse med kodekset. Det er alle Rentas medarbejderes ansvar straks at rapportere enhver mistanke om afvigelser med risiko for overtrædelse af kodekset eller eksplicit manglende overholdelse, så problemer kan løses.
6.1 Klagemekanismer
Bekymringer og klager kan indgives på følgende måder:
Head of Sustainability
+46 738 61 91 12
For anonyme bekymringer og klager har Renta oprettet en whistleblowerfunktion med en forpligtelse til retfærdig behandling af oplysninger. Den anonyme whistleblowerfunktion er tilgængelig via Rentas Intranet samt hjemmesiden.